Como organizar uma agência de social media: rotina e processos

O ciclo do mês de cada cliente

1. Briefing e pautaBriefing é o resumo do que o cliente quer no período: lançamentos, promoções, recados. Junte isso numa conversa curta ou num formulário.
2. Calendário do mêsMonte os posts do mês com data, rede, formato e assunto.
3. Produção em loteArtes, vídeos e legendas feitos em blocos, de vários clientes por vez.
4. Revisão interna e aprovaçãoAlguém da equipe revisa antes. Depois, o cliente aprova tudo de uma vez.
5. AgendamentoOs posts aprovados ficam agendados para sair sozinhos.
6. Acompanhamento diárioComentários e mensagens respondidos todo dia, nos horários combinados.
7. Relatório e reuniãoNo começo do mês seguinte, o que funcionou e o que muda.

Um lugar só para cada cliente

• Contrato e escopo: o que está incluído e o que não está.
• Identidade visual: logo, cores, fontes e exemplos de artes aprovadas.
• Tom de voz: como a marca fala, palavras que usa e evita.
• Fotos, vídeos e referências.
• Histórico de aprovações e pedidos de ajuste.
• Contatos de quem aprova e de quem decide.

Quem faz o quê na equipe

Mesmo numa equipe de duas pessoas, escreva quem planeja, quem cria, quem revisa, quem fala com o cliente e quem responde comentários. Uma pessoa pode ter vários papéis. O problema é quando ninguém sabe de quem é a tarefa.

Padronize o que se repete

• Modelo de briefing, igual para todos os clientes.
• Lista de revisão antes de mandar para o cliente: ortografia, logo, link, data e rede certos.
• Modelo de mensagem para enviar a aprovação.
• Modelo de relatório com a mesma estrutura todo mês.
• Roteiro de entrada de cliente novo: acessos, materiais, reunião inicial.

Vários clientes sem confusão